Správné rozdělení úkolů, dodržení termínů a zároveň dosažení stanoveného cíle vyžaduje značné úsilí a koordinaci. Prostřednictvím projektového řízení tak stanovíte jednotlivé kroky k úspěšné realizaci projektu. Přečtěte si, jak plánovat projekty a co vám řízení projektů usnadní.

Co je projektové řízení?

Projektové řízení nebo také řízení projektů je proces, při kterém jednotlivec nebo tým plánuje kroky k úspěšné realizaci projektu – od počátečního nápadu přes plánování a uskutečnění až po finální vyhodnocení dokončeného projektu.

Mezi základní fáze úspěšného projektu patří:

zahájení,
plánování,
realizace,
ukončení.

Jak zahájit projekt?

Ve fázi zahájení byste si měli stanovit metodu řízení projektu. Nejčastěji se využívá agilní přístup nebo metoda waterfall. Agilní projektové řízení se vyznačuje průběžným dodáváním projektu klientovi, vy tak můžete na případné změny rychle reagovat. Cílem této metody je dokonalá spolupráce mezi týmem projektových manažerů a zákazníkem. Naopak u waterfall metody se každá etapa vývoje projektu řeší jako oddělený úkol, následující fáze tak začíná až po dokončení té předchozí.

Volba mezi agile a waterfall metodou závisí na specifikách vašeho projektu, včetně ochoty zákazníka zapojit se aktivně do vývojového procesu. Existuje však celá řada dalších postupů řízení projektů a můžete je klidně kombinovat.

Jak plánovat projekt?

Plánování projektu zahrnuje nejen přiřazení úkolů jednotlivým spolupracovníkům, dodržení stanoveného času a dosažení požadovaného cíle, ale také správně stanovenou strategii pro splnění projektu.

Před realizací projektu se nejprve zaměřte na sestavení zadání, celý proces vám usnadní logický rámec. Ten slouží ke stanovení základních parametrů projektu. Logický rámec projektu vytvoříte v podobě tabulky, k tomu potřebujete znát odpovědi na tyto otázky:

Jaký je cíl projektu?
Jaký je účel projektu?
Jak cíle dosáhnete?
Co budete v rámci projektu dělat?
Kdy chcete cíle dosáhnout?
Jaké zdroje máte k dispozici?
Kdo bude zodpovědný za řízení projektu a jak rozdělíte úkoly v týmu?

Zpočátku si definujete cíl – proč chcete projekt realizovat. Pro stanovení cílů doporučujeme metodu SMART, pomocí které zjistíte, zda jsou vaše cíle konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené. Poté si stanovíte účel projektu neboli důvod, proč projekt děláte, dále také jakým způsobem stanoveného cíle dosáhnete (výstupy) a co pro to musíte udělat (aktivity). Všechny tyto informace uvedete do prvního sloupečku tabulky.

Ve druhém sloupečku doplníte k cíli, účelu a výstupům hodnotu, kterou musíte do dokončení projektu splnit. A k aktivitám přiřadíte pracovníky, finanční prostředky, nebo věci potřebné pro dokončení aktivit (stanovených v prvním sloupci). Do třetího sloupečku napište způsob, jakým hodnoty zjistíte, a k aktivitám také termíny, do kdy se činnosti musí vykonat. V posledním sloupci se zamyslete nad vnějšími vlivy, které mohly váš projekt výrazným způsobem ovlivnit.

Po vypracování zadání projektu můžete přejít k realizaci a po dokončení projektu také k jeho vyhodnocení.

Proč mít na projektové řízení software?

Ztrácíte svým dosavadním způsobem řízení přehled o dění v projektech a nestíháte dodržovat termíny? Organizace práce vám zabírá hodně času a podklady dohledáváte všude možně? Vyzkoušejte aplikace pro řízení projektů a řiďte vše online z jednoho místa.

Díky softwaru na řízení projektů máte vše pod kontrolou – umožňuje vám přiřazovat úkoly, komunikovat se všemi spolupracovníky o projektu a hlídat termíny i rozpočty. Nejenže získáte dokonalý přehled o projektech, ale můžete také efektivně sledovat práci svého týmu.

Zdroj foto: Ground Picture / Shutterstock.com